Backup — minimum, które musi mieć biuro rachunkowe
Dane wielu klientów w jednym miejscu to duża odpowiedzialność. Oto jak zabezpieczyć je bez przesady i bez złudzeń.
Biuro rachunkowe trzyma na jednym komputerze albo serwerze dane wielu firm naraz — bazy programów księgowych, deklaracje, dokumenty klientów. Awaria dysku albo infekcja ransomware oznacza wtedy problem nie jednej firmy, tylko wszystkich obsługiwanych klientów jednocześnie. Mimo to backup bywa w wielu biurach traktowany po macoszemu: "kopia od czasu do czasu na pendrive" to w praktyce brak backupu.
Zasada 3-2-1, bez teorii
Klasyczna zasada mówi: 3 kopie danych, na 2 różnych nośnikach, z czego 1 poza siedzibą firmy. W praktyce dla małego biura rachunkowego oznacza to zwykle: oryginał na dysku roboczym, kopia lokalna na osobnym dysku/NAS-ie, oraz kopia w chmurze albo na nośniku fizycznie przechowywanym gdzie indziej. Kopia "na tym samym dysku, w innym folderze" nie liczy się jako backup — awaria dysku zabiera obie naraz.
Co konkretnie kopiować
Same pliki programu to za mało — trzeba zabezpieczyć bazę danych programu księgowego (Fakir, Kaper, Mag i inne trzymają dane w plikach baz, które da się wyeksportować niezależnie od interfejsu programu), archiwum Płatnika, dokumenty źródłowe klientów oraz — jeśli biuro korzysta z poczty firmowej lokalnie, a nie w chmurze — skrzynki mailowe.
Automatyzacja, nie pamięć ludzka
Backup, który zależy od tego, czy ktoś pamięta, żeby go zrobić w piątek po pracy, prędzej czy później zawiedzie. Warto skonfigurować automatyczne kopie — harmonogram w systemie operacyjnym, dedykowane oprogramowanie backupowe albo usługę w chmurze z automatyczną synchronizacją — tak, żeby proces nie wymagał pamiętania.
Test odtworzenia — najczęściej pomijany krok
Backup, którego nikt nigdy nie próbował odtworzyć, może się okazać bezużyteczny w chwili prawdziwej awarii — uszkodzony plik, zły format, niekompletna kopia. Raz na jakiś czas warto faktycznie spróbować przywrócić dane z kopii zapasowej na testowym stanowisku, żeby mieć pewność, że proces naprawdę działa.
Szyfrowanie kopii poza siedzibą
Jeśli kopia trafia na zewnętrzny nośnik albo do chmury, powinna być zaszyfrowana — to dane finansowe wielu klientów, nie prywatne zdjęcia. Szyfrowanie kopii zapasowej to jeden z tych elementów, które kosztują niewiele czasu przy konfiguracji, a znacząco ograniczają ryzyko w razie kradzieży nośnika czy włamania do konta w chmurze.
Backup nie musi być skomplikowany ani drogi, żeby działał — musi być regularny, automatyczny i choć raz przetestowany w praktyce.